メール受信時のメッセージボックスについて

タイムマネジメント関係でよく聞くのが、メール受信時にメッセージボックスを出すを止めろということです。人によっては、以下のメッセージボックスを目にしただけで、ヒヤッとしてしまうのではないでしょうか。大丈夫、これは私のブログに貼り付けてある画像です。

メッセージボックスはいわゆる割り込みです。これを表示していると、メールに振り回されてしまい、本当に自分に必要なタスクへ集中することができなくなってしまうので、メールを確認する時間を決めて、その時間に一気に確認するようにしろ、ということですね。

確かにメッセージボックスが表示されると、集中力の妨げになります。しかし、これを止めるデメリットとして、レスポンスの悪い人間になってしまうということがあります。とは言えど、メールのほとんどは自分にとって、どうだって良い内容のものばかりかもしれません。

それでも、急ぎであろうとなかろうと、自分が返信すべきメールは迅速に返すべきだと思っています。軽い問い合わせであれば、5分以内に返信するのがプロ(何のだ。)だと思うのです。その間、メールの送り主は、私の返信を待ち望んでいるかもしれません。私が返信しなければ、その人の仕事がストップしてしまっているかもしれません。

悪い言い方をすれば、自分のタイムマネジメントのために、他人の時間を奪っていることになるのです。別に私は、レスポンスの早い人間の方が人に信頼されるから最終的に自分が得する、なんて話をしているわけではないのですよ。

確かに、レスポンスを犠牲にしてでも自分の仕事をした方が、組織としては高いパフォーマンスをあげられるかもしれません。レスポンスの早い人間でいることよりも、集中力を切らさず自分のタスクに集中した方が、自分の将来的に見ても得かもしれません。

それでも、私は人の時間を大切にできる人間でありたいし、レスポンスの遅い人間だと思われたくもありません。だから、やはり私はメール受信時のメッセージボックス表示機能はONにして、スピーディな対応を心掛けることを優先しようと思います。

ただし、当然のことですが緊急性が無いに決まっている人からのメール(社内連絡やメルマガ等)でも、メッセージボックスを出すような設定にしておきながら、1日何百何千というメッセージボックスと戦うようなことは論外ですよ。そんな人はまだ、メッセージボックスを表示するか否かなんて話をする段階に立ってすらいません。

ではでは。